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Agile Arbeitsmethoden: Wie digital arbeiten Startups?

In Startups sind agile Arbeitsmethoden weit verbreitet, in Großkonzernen sind sie langsam im Kommen. Aber was genau bedeutet agiles Arbeiten eigentlich und welche agilen Arbeitsmethoden liegen derzeit absolut im Trend?
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Bei Agilität geht es um Flexibilität und Handlungsfähigkeit. Um zielorientiertes, statt aufgabenorientiertes Arbeiten. Um den einzelnen Mitarbeiter, autonomes und selbstorganisiertes arbeiten. Es geht um Feedback und die Arbeitsplanung in kurzen Zeitintervallen. Hinter dem Begriff Agilität verbergen sich viele Faktoren, die sich in den Werten und der Kultur eines Unternehmens widerspiegeln. Große Unternehmen wie Spotify haben es vorgemacht und zeigen, dass agile Arbeitsmethoden sehr effizient sind, wenngleich diese ein starkes Umdenken verlangen. In unserer Podcast-Folge mit Gründer und Geschäftsführer Carsten Dolch waren agile Arbeitsmethoden das Thema. Daran anknüpfen haben wir für Dich das Thema noch einmal mehr aufbereitet.

Was versteht man unter Agilität?

Bei Agilität geht es vor allem um Reaktionsfähigkeit. Das ist der große Unterschied und Vorteil gegenüber klassischen Arbeitsmethoden. Der Soziologe Talcott Parson geht von vier Funktionen aus, die erfüllt sein müssen, um agil zu handeln:

  1. Adaption. Die Fähigkeit auf sich verändernde äußere Bedingungen zu reagieren.
  2. Goal Attainment. Das heißt, kurz gesagt, Ziele zu definieren und zu verfolgen.
  3. Integration. Die Fähigkeit eines Systems, Zusammenhalt und Inklusion herzustellen und abzusichern.
  4. Latency. Damit ist gemeint, grundlegende Strukturen und Wertmuster aufrechtzuerhalten.

Das daraus entstandene AGIL-Schema wurde später als eine abstrakte Formel für die Führung von Unternehmen übernommen, insbesondere im Startup-Umfeld. „Wir wollen auf Veränderungen besser und schneller reagieren können, weil im Rahmen eines Projektes oder einer Firmengründung die Rahmenbedingungen sich ständig verändern.“, so Carsten Dolch im Interview im FoxCast – Der B2B Talk mit Frank Stampa. Dazu gehört zum Beispiel auch, möglichst schnell eine erste, funktionsfähige Version einer Software, eines Produktes oder einer Dienstleistung zu entwickeln. „Im Kern geht es darum: Ich bin flexibel, in der Lage kurzfristig und strukturiert auf Veränderungen reagieren und mich anpassen zu können, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen.“

Was ist aus dem klassischen Wasserfallmodell geworden?

Was unterscheidet agile Arbeitsmethoden gegenüber dem doch so lang bewährtem klassischen Wasserfallmodell und was sind die wesentlichen Vorteile? Vor allem in jenen Unternehmen, die eine lange Geschichte und entsprechend viele Jahre Erfahrung aufzuweisen haben, wird noch nach dem klassischen Wasserfallmodell gearbeitet. Schließlich haben diese Unternehmen über Jahrzehnte hinweg Erfolge eingefahren, warum also was ändern? Hinter dem Wasserfallmodell steckt viel Planung, aber auch die Gefahr erst nach zwei Jahren zu merken, dass das, was man da macht, eigentlich nicht so richtig was wird. Trotzdem wird wie gewohnt weitergearbeitet. Die Wasserfallmethode ist ein linearer Prozess und besteht aus mehreren eigenständigen Phasen, welche von Projektbeginn an klar definiert sind. Das bietet eine gute Kosten- und Arbeitsaufwandseinschätzung, ist aber zugleich nicht veränderbar und somit nicht flexibel. Das ist ein entscheidender Unterschied.

Agile Arbeitsmethoden kommen aus dem Startup-Umfeld. Sie bieten Flexibilität und schnelle Handlungsfähigkeit, also genau das, was in der Wasserfallmethodik fehlt. Zwar sind agile Arbeitsmethoden inzwischen auch in Großkonzernen angekommen, aber nur partiell. Fakt ist, dass agile Arbeitsmethoden mehr und mehr zum Trend werden, aber in traditionellen Unternehmen immer noch schwer umsetzbar ist. Die größte Herausforderung in Unternehmen ist es, alte Verhaltensmuster und Denkweisen zu transformieren. „Wie bringe ich Menschen dazu, ihr Verhalten zu ändern?“, ist die wesentliche Frage, die Carsten Dolch, CEO und Gründer von FoxBase, stellt. Die Umstellung würde bedeuten, dass man nicht mehr aufgabenorientiert, sondern zielorientiert arbeitet. Und zugleich, dass der Chef Kontrolle abgibt. Aber wie sehen nun konkret agile Arbeitsmethoden aus?

Die Kernelemente agiler Arbeitsmethoden

1) Reaktionsfähigkeit

Mithilfe agiler Methoden können Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren und handeln. Indem in kurzen Sprints, die eine bis vier Wochen lang gehen können, gearbeitet wird, haben die Teams die Möglichkeit schneller auf neue Anforderungen zu reagieren. Zwar wird auch in der agilen Arbeit ein bestimmtes Ziel verfolgt, jedoch sind nicht von Stunde Null an alle Aufgaben vordefiniert.

2) Kundenzentrierung

Der Kunde steht im Mittelpunkt. Die Kundenzufriedenheit steht mit an erster Stelle, was zur engen Zusammenarbeit führt. So wird regelmäßig Feedback eingeholt und angepasst. Das zeigt sich insbesondere in der Softwareentwicklung, indem neue Features auf Grundlage der Wünsche der Kunden schnell berücksichtigt werden können. Im Gegensatz zur Wasserfallmethode ist das Endprodukt noch nicht in Stein gemeißelt, denn wenn etwas Neues und Innovatives entstehen soll, ist ein geplantes Vorgehen eher hinderlich.

3) Ziele, statt Aufgaben

Agile Arbeitsweisen haben die Tendenz auf Ziele zu optimieren. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitenden freigestellt wird, wann und wie lange sie arbeiten, solange das Ziel erreicht wird. Wichtig dabei ist, dass die Ziele nicht vom Chef vorgegeben, sondern im Austausch vom Mitarbeiter selbst definiert werden. Zum agilen Arbeiten gehört daher unbedingt auch eine agile Führung.

4) Unternehmenswerte und -kultur

Flexibilität, Agilität, Werte … all das muss matchen. Die Kernelemente des agilen Arbeitens sollten immer auch in den Werten und der Kultur eines Unternehmens verankert sein. So würde zum Beispiel Kontrolle gegen das Konzept von agilem Arbeiten wirken. Stattdessen gilt es, jeden einzelnen Mitarbeiter zu stärken und ihnen den Raum zu geben, autonom und selbstorganisiert arbeiten zu können.

Techniken der agilen Arbeit

Kanban Board

Das Kanban Board ist das erste, was einem einfällt, wird nach agilen Arbeitsmethoden gefragt. Mit einem Kanban Board werden Aufgaben visualisiert und in Prozessstufen eingeteilt. Das hilft, die tägliche Arbeit zu strukturieren. Mithilfe von Karten, Spalten und kontinuierlicher Verbesserung in Kanban Boards wird den Mitarbeitern und Teams Aufgaben zugeteilt, die auch realistisch in einem bestimmten Zeitraum zum Abschluss gebracht werden können. Kanban Boards helfen zu zeigen, in welchem Arbeitsstatus sich welche Aufgabe gerade befindet und es hilft eigenständig zu arbeiten. Ein kostenfreier und beliebter Anbieter eines Kanban Boards ist zum Beispiel Trello.

Scrum

Bei Scrum geht es im Wesentlichen darum, dass ein Projekt aus drei Dimensionen besteht: Zeit, Scope und Ressource. Die Dimension Scope ist dabei variabel. Im Scrum-Modell wird immer nach Sprints gearbeitet, welche eine Woche, aber auch vier Wochen lang sein können. Längere Sprints sind allerdings nicht produktiv. Bei Scrum wird bewusst in Wochenintervallen gearbeitet, um möglichst schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Zugleich ermöglicht es das autonome und strukturierte Arbeiten. So werden am Ende jedes Sprints die Aufgaben des nächsten Sprints in Karten angelegt und priorisiert. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter während des Sprints sich ihren Aufgaben fokussiert widmen können, ohne Meetings und Absprachen durchführen zu müssen, denn die Aufgaben sind bereits klar definiert und sollen im laufenden Sprint nicht mehr verändert werden. Ein Beispiel: Ein Unternehmen will in sechs Monaten den Webshop launchen und zerlegt dieses Vorhaben wiederum in Sprints mit einzelnen, konkreten Aufgaben, die User Stories beinhalten. Die User Stories dienen dem Verständnis und der Zielsetzung der jeweiligen Aufgabe. Am Ende eines Sprints werden im Team die Ergebnisse präsentiert und in der Retrospektive reflektiert, was gut gelaufen ist und was nicht so gut. In der agilen Arbeitsweise hat man Methodiken, um den Plan, bezogen auf den Erkenntnisgewinn immer anzupassen. „Du bist nicht schneller, aber reaktionsschneller.“, so Carsten Dolchs Fazit über die Scrum-Methode.

Standup

Eine weitere Technik ist das Standup. Jeden Tag treffen sich die einzelnen Teams, um zu berichten, woran sie gestern gearbeitet haben und welche Aufgaben für heute anstehen. Dabei können frühzeitig Probleme angesprochen und Lösungen gefunden werden. So dienen Standups nicht der Kontrolle, sondern der frühzeitigen Problemlösung. Standups sind immer timeboxed, das heißt, jeder Teilnehmer hat eine festgelegte Zeit, um zu erzählen. Diese liegt in der Regel bei nicht mehr als zwei Minuten. 

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Tipps und Tricks?

Kanban Board, Scrum und Standup sind nur drei Beispiele agiler Arbeitstechniken. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche andere. Einen guten Überblick bieten folgende Bücher: Agiles Arbeiten in der Praxis oder Agile Werte- und Kompetenzentwicklung. Bei agilen Arbeitsmethoden ist Transparenz wichtig, sowie neue Mitarbeiter vom ersten Tag an in die Prozesse einzuführen. Dafür ist eine offene Kommunikation von entscheidendem Vorteil, aber auch der regelmäßige Austausch im Unternehmen selbst. Agiles Arbeiten ist im Grunde eine sehr natürliche Arbeitsweise, resümiert Carsten Dolch. Sei es in der Schule oder im Studium, jeder war schon mal in der Situation, seinen Alltag und seine To Do’s eigenständig zu strukturieren und durchzuführen. „Das Wichtige ist immer: Es muss ein Problem gelöst werden!“ Carsten Dolchs wichtigster Tipps am Ende der FoxCast-Folge: „Offen sein für neue Methoden!“

Hier gibt es die ganze PodCast-Folge zum Anhören:

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